Voor grote fabrieken zijn externe diensten en leveranciers van enorm belang om de fabriek draaiende te houden. Een helder beeld op de afspraken hebben is nodig om ervoor te zorgen dat al het onderhoud goed verloopt.
Dexter Lenfest
vertelt
Hoe uniform contractbeheer werkvoorbereiding ontlast
De Koninklijke Mosa BV is een bekende, Maastrichtse fabrikant van tegels. Al meer dan 135 jaar produceren ze in twee fabrieken vloer- en wandtegels die in meer dan vijftig landen verkocht worden. Om ervoor te zorgen dat de fabrieken zo goed mogelijk opereren is regelmatig onderhoud onmisbaar. Veel onderhoud wordt intern opgepakt, maar in sommige gevallen zijn er externe onderaannemers en leveranciers nodig om gespecialiseerde of niet productiegerelateerde installaties te onderhouden. Heldere afspraken met deze partijen zijn daarom belangrijk om alles in goede banen te leiden.
DE UITDAGING
De afdeling werkvoorbereiding is erg druk met productiegerelateerde zaken. Hierdoor is er hulp nodig voor de contracten die niet met de productie te maken hebben. Deze contracten gaan over onder andere: heftrucks, laadschoppen, industriële rolpoorten, koelinstallaties, diverse arbeidsmiddelen en gebouwbeheer. In het verleden werden deze contracten door verschillende mensen beheerd die allemaal hun eigen werkwijze hadden. Hierdoor ontstond soms onduidelijkheid over wat er precies was afgestemd met een leverancier of onderaannemer. Een Vecon Engineer werd gevraagd om grip te krijgen op deze afspraken en om voor meer duidelijkheid te zorgen.
Veel contracten bestaan al meerdere jaren en er stond af en toe onduidelijk jargon in. Hierdoor was het soms niet zeker wat precies de verantwoordelijkheden van de externe partij en Mosa waren. Het is aan de Vecon Engineer om hier helderheid in te krijgen om zo de werkvoorbereiders te ontlasten.
Door de uniforme verwerking van de contracten heeft Mosa nu een helder beeld op de afspraken met leveranciers.
Dexter Lenfest
Werkvoorbereider jaarcontracten
DE AANPAK
De Vecon Engineer ging aan de slag met een uitvoerig onderzoek. Om erachter te komen welke afspraken er waren heeft de engineer e-mails, EAM-systemen en ERP-systemen doorgespit. Wanneer er onduidelijkheden in het contract stonden werd er contact opgenomen met de interne en externe partijen. Door uitvoerig contact te hebben met de externe bedrijven kon de Vecon Engineer in kaart brengen wat er concreet was afgesproken over o.a. onderhoud en responstijden bij calamiteiten en storingen.
Nadat het duidelijk was wat er met een partij was afgesproken kon de engineer in overleg gaan met de interne betrokken afdelingen. Zo kon hij na te gaan welke punten in de toekomst gewijzigd dienden te worden om beter maatwerk te kunnen garanderen. Verder kon er nu op een uniforme manier het contract gearchiveerd en voortvloeiende werkzaamheden op een gedegen manier ingepland worden. Deze werkwijze heeft hij ingezet voor alle contracten die op dat moment actief waren.
HET RESULTAAT
Doordat zowel het systeem als de contracten door één persoon worden beheerd is er nu veel meer duidelijkheid over de afspraken. Alle 170 onderhoudscontracten zijn op dezelfde manier verwerkt en gearchiveerd binnen de systemen. Het is nu mogelijk voor de medewerkers van Mosa om binnen een paar klikken te zien wat er precies is afgesproken over het onderhoud van een installatie. Deze uniforme werkwijze over de twee fabrieken brengt de pijnpunten in diverse installaties aan het licht waardoor afspraken met leveranciers en onderaannemers gewijzigd kunnen worden. Op deze manier kan nu beter maatwerk geleverd worden. Verder draagt de nieuwe archivering bij aan het vroegtijdig vinden van slijtage. Ook als er nieuwe gebreken gerapporteerd worden of er nieuwe installaties geplaatst worden past de Vecon Engineer dezelfde methode toe om de uniformiteit te waarborgen. Hierdoor is de efficiëntie verbeterd en is de afdeling werkvoorbereiding ontlast.
